Setiap orang berhak meminta informasi publik ke badan publik. Caranya tidak serumit yang dibayangkan: ajukan permohonan tertulis secara jelas, tunggu tenggat yang ditetapkan undang-undang, lalu siap menempuh keberatan bila jawabannya tidak memuaskan. Panduan ini memandu langkahnya dari awal sampai akhir.
Kenali Dulu Apa yang Bisa Diminta
Tidak semua informasi wajib dibuka. Ada informasi yang dikecualikan, misalnya yang menyangkut rahasia pribadi, dokumen kepolisian terkait proses pemeriksaan perkara, atau dokumen yang dikecualikan berdasarkan undang-undang. Sebelum menulis surat, putuskan apa persisnya informasi yang kamu butuhkan: nama dokumen, periode, unit kerja penerbitnya. Permintaan yang spesifik jauh lebih mudah diproses daripada permintaan yang berbunyi “semua dokumen proyek”.
Kalau yang kamu butuhkan adalah peraturan daerah sebuah instansi, ada baiknya kamu pelajari dulu cara membaca peraturan daerah untuk pemula advokasi agar permintaanmu menunjuk pasal dan nomor yang tepat.
Langkah 1: Tentukan Badan Publik Tujuannya
Permohonan diajukan ke badan publik yang menyimpan informasi, bukan ke lembaga pengawas. Untuk anggaran dan dokumen program, tujuan biasanya dinas atau badan di pemerintah daerah atau kementerian. Untuk dokumen izin, ke dinas perizinan. Untuk putusan, ke pengadilan.
Bila kamu tidak yakin, kirim ke sekretariat pejabat pengelola informasi dan dokumentasi (PPID), lalu sebutkan kemungkinan unit yang menyimpan dokumen. PPID bertugas membantu menyalurkan permohonan ke unit yang tepat.
Langkah 2: Susun Permohonan Tertulis
Permohonan bisa diajukan lewat surat, email, atau formulir daring PPID. Sertakan identitas pemohon yang jelas, tujuan penggunaan informasi, rincian informasi yang diminta, dan format salinan yang diinginkan. Badan publik tidak boleh menolak hanya karena pemohon tidak menyebutkan alasan, tetapi menyebutkan tujuan membantu petugas mencari dokumen yang relevan.
Beberapa hal yang sebaiknya ada dalam surat:
- Nama, alamat, nomor telepon, dan email pemohon.
- Uraian informasi: jenis dokumen, nomor surat bila diketahui, periode waktu, dan unit kerja.
- Cara memperoleh: salinan digital, salinan cetak, atau melihat langsung.
- Pernyataan kesediaan menanggung biaya salinan bila ditetapkan.
Simpan bukti pengiriman. Untuk email, arsipkan tanda terima atau tangkapan layar konfirmasi. Untuk surat fisik, minta tanda terima di lembar pengantar.
Langkah 3: Catat Tenggat Waktu
Badan publik punya batas waktu menjawab permohonan. Menurut ketentuan keterbukaan informasi publik, jawaban diberikan dalam waktu singkat setelah permohonan diterima, dengan kemungkinan perpanjangan sekali bila dibutuhkan. Bila dokumen yang diminta berisi informasi yang dikecualikan, badan publik wajib memberi pemberitahuan tertulis beserta alasannya.
Tulis tanggal kirim dan tanggal batas jawaban di kalender. Tenggat ini menentukan kapan kamu boleh mengajukan keberatan.
Langkah 4: Baca Jawaban dengan Kritis
Jawaban badan publik biasanya berbentuk pemenuhan, penolakan sebagian, atau penolakan seluruhnya. Baca alasan penolakannya. Penolakan harus menyebut dasar hukum yang jelas, bukan sekadar “dokumen bersifat internal”. Simpan semua salinan jawaban karena akan dipakai jika kamu mengajukan keberatan.
Bila dokumen diterima sebagian
Badan publik boleh menyensor bagian tertentu yang dikecualikan sebelum menyerahkan salinan. Periksa apakah penyensoran dilakukan pada halaman yang memang relevan dengan pengecualian. Jika tidak, kamu bisa mengajukan keberatan atas bagian yang disensor.
Langkah 5: Ajukan Keberatan ke Atasan PPID
Jika permohonan ditolak atau tidak dijawab dalam tenggat, ajukan keberatan tertulis kepada atasan pejabat pengelola informasi dan dokumentasi. Keberatan diajukan dalam tenggat yang ditetapkan undang-undang sejak jawaban diterima atau sejak tenggat jawaban lewat. Sertakan kronologi singkat: tanggal permohonan, tanggal jawaban, dan alasan mengapa kamu menilai jawaban itu tidak berdasar.
Jika kebutuhanmu terkait persoalan warga, susun dulu kronologi kasus sesuai panduan cara menyusun kronologi kasus untuk advokasi warga, lalu lampirkan sebagai bagian dari keberatan. Kronologi yang rapi membantu atasan PPID melihat titik sengketa secara cepat.
Langkah 6: Bawa Sengketa ke Komisi Informasi
Bila keberatan juga tidak dijawab atau tetap ditolak, sengketa bisa dibawa ke komisi informasi di tingkat pusat atau daerah. Prosesnya berlangsung dalam sidang yang menyerupai persidangan: kedua pihak menyampaikan dalil dan bukti. Pemohon tidak diwajibkan memakai pengacara, tetapi menyiapkan berkas secara tertib sangat membantu.
Putusan komisi informasi bisa memerintahkan badan publik membuka informasi. Jika badan publik tidak menjalankan putusan, jalur penegakan berikutnya adalah mengajukan gugatan ke pengadilan tata usaha negara.
Langkah 7: Manfaatkan Informasi untuk Advokasi
Dokumen yang diperoleh akan lebih berguna jika diolah menjadi bahan advokasi: catatan rapat, risalah, atau analisis anggaran. Untuk rapat yang melibatkan banyak pihak, pelajari cara menyusun risalah rapat publik untuk advokasi kebijakan agar temuan dokumen bisa dirumuskan menjadi rekomendasi yang jelas. Untuk mengukur besaran anggaran dan realisasinya, panduan pemula memantau anggaran daerah akan membantu membaca lampiran APBD yang mungkin kamu terima.
Ketika kebijakan yang dipersoalkan sudah terbukti menyimpang, jalur gugatan administratif bisa dipertimbangkan. Simak penjelasan tentang cara mempersoalkan kebijakan publik lewat jalur hukum untuk memahami batas dan risikonya.
Dalam situasi darurat, misalnya ketika dokumen terkait bencana dibutuhkan cepat, koordinasi antarlembaga akan lebih cepat bila posko sudah disiapkan. Panduan 7 langkah cek kesiapan posko sebelum bencana berguna untuk memastikan data dan alur permintaan informasi tidak tersendat saat situasi mendesak.
Ringkasan
Permohonan informasi publik yang berhasil biasanya dimulai dari identifikasi dokumen yang spesifik, surat yang rapi, dan pencatatan tenggat yang disiplin. Simpan semua bukti pengiriman dan jawaban. Bila ditolak, keberatan dan komisi informasi adalah jalur berikutnya. Untuk sengketa yang rumit atau menyangkut kepentingan hukum besar, konsultasikan dengan advokat atau lembaga bantuan hukum.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah saya harus menyebutkan alasan meminta informasi?
Tidak wajib. Badan publik harus melayani permohonan selama informasinya tidak dikecualikan. Namun, menyebut tujuan penggunaan membantu petugas mengenali dokumen yang paling relevan.
Berapa biaya memperoleh salinan informasi?
Biaya biasanya hanya sebatas penggandaan dan pengiriman, dengan tarif yang ditetapkan badan publik. Informasi tidak boleh dijadikan sumber pendapatan. Rincian biaya semestinya diberitahukan sebelum salinan dibuat.
Bisakah permohonan ditolak karena dokumen dianggap rahasia?
Penolakan harus merujuk pada dasar pengecualian yang jelas. Alasan “rahasia” tanpa rujukan aturan bisa dipersoalkan lewat keberatan, lalu ke komisi informasi bila perlu. Untuk kasus yang berkaitan dengan hak dasar, sebaiknya mintakan pendampingan hukum.
